CEDS54 External Documentation Service
EDS54 "Documentación externa, tercerizada."
¿Cuál es la diferencia con otras propuestas sobre documentación de sistemas?
La nuestra es activa, no estática.
Nuestro método va mas allá del tiempo en el que desarrollamos nuestra actividad. Continúa en manos de quienes nos eligieron sin agregar esfuerzo a su gestión, por la transferencia realizada de la práctica documental.
La documentación de sistemas es todavía una asignatura pendiente, donde se realiza, se hace habitualmente para “cumplir”.
¿Qué se debe considerar en la documentación eficiente?
- documentación técnica y funcional
- especificaciones de prueba, individuales y funcionales
- contemplando normativas internas y/o de regulación
- comunicación entre los participantes
- generación de manuales de uso
1) No cancela un Sistema, ni un Módulo, ni un Proceso. Cancela un objeto ejecutable. Se trata de tener la documentación pertinente en el momento que se la necesita. Es como en el caso de los Seguros, es necesaria su preexistencia, para su utilización. No es posible (al menos lícito) asegurar un bien, siniestrado. No es posible documentar, en el momento de la cancelación.
2) La prueba, es normalmente, subjetiva, informal y no siempre realizada por quien brinda la aprobación. Esa situación allana camino a la hora de cumplir con el objetivo de implementar. Sin embargo, cuando se generan los problemas, solo los integrantes de Sistemas y Tecnología tienen la posibilidad y obligación de resolverlos. La prueba, siendo objetiva y repetible, es un fuerte componente de Calidad.
3) Organizar un área, es difícil. Probar que las acciones desarrolladas están alineadas con la propuesta de organización, casi imposible. Lo que proponemos es entrelazar lo normativo con las acciones que se desarrollan para cumplirlo, sean estas acciones nuevos desarrollos o modificaciones a desarrollos existentes.
4) Los integrantes del área, normalmente son, multifunción. Son grupos de trabajo que abordan un desarrollo, como equipo. Lo que acciona uno y afecta al otro, debe ser comunicado fehacientemente.
5) Nadie mejor que el creador para enseñar el uso posible de su creación. A nivel de componente, se puede generar su correspondiente manual de uso para ponerlo a disposición del usuario final.
Enfoque práctico.
En nuestra propuesta, evitamos los desperdicios haciendo de la documentación algo simple, considerando las dimensiones de la Administración de Proyectos que son, tiempos, costos, alcance y calidad.
Entropía, es la cantidad de energía que por su degradación, no puede aprovecharse. En la práctica se expresó cuando los motores a explosión del automóvil la generaban con la finalidad de mover sus ruedas, el calor que generaba el motor se desperdiciaba hasta que alguien lo direcciono y creó la calefacción en el habitáculo.
En el desarrollo de sistemas, se genera energía en función de las tareas que se realizan, pero hay una energía remanente no utilizada.
Proponemos aprovechar la energía existente y transformarla en documentación.
En este tema, el tamaño no es significativo, porque tenga el tamaño que tenga la Empresa, la documentación, como en el caso de los seguros, se necesita “a partir de lo generado”, no se puede empezar a generar en el momento en que se necesita.
Solo generar políticas, no es documentar. Solo el diseño no es documentación porque el diseño normalmente es pre-sistema, el diseño, muestra en el mejor de los casos, lo que debería ser el sistema, la documentación en cambio, siempre, debe mostrar (para ser eficiente), lo que el sistema es.
Documentar no sirve, cuando solo se hace para cumplir.
Todo esfuerzo destinado a disfrazar una realidad, solo sirve a quien lo hace, porque para el resto, la realidad es el disfraz. Esforzarse para uno mismo es válido en lo personal y espiritual, dibujar para el ambiente laboral es perder tiempo y esfuerzo.
Transferencia de la práctica documental.
En nuestra experiencia, al cabo de un tiempo, se transfiere nuestra operatoria de forma natural a los que integran el grupo interno de IT.
La realidad es que desde el primer momento, tratamos de hacer pública nuestra metodología y es recibida (cuando la situación, de un clima laboral favorable lo permite), de manera tal que se incorpora a la actividad de los actores principales de IT.
En nuestra propuesta inicial por este servicio, especificamos claramente esta situación con la intención de clarificar que hay un horizonte en el que la toma de control por parte de IT sobre esté tema, es ineludible, salvo expresión formal en contrario de parte de los contratantes.
Tiempo del servicio con plazo fijo.
En la práctica se utilizan previamente a la función específica de documentar, dos (2) meses de relevamiento y organización para la documentación.
Estimamos que en un tiempo de aproximadamente ocho (8) meses, cualquier instalación IT, puede documentarse adecuadamente con un equipo asignado a tal fin.
¿Cuál es la diferencia con otras propuestas sobre documentación de sistemas?
Que nuestra documentación es activa, no estática.
Nuestro método va mas allá del tiempo en el que desarrollamos nuestra actividad. Continúa en manos de quienes nos eligieron sin agregar esfuerzo a su gestión, por la transferencia realizada de la práctica documental.